راهکارهای موثر برای شناخت مخاطبان سخنرانی
راهکارهای موثر برای شناخت مخاطبان سخنرانی
سخنرانان حرفه ای می دانند بهترین نوع سخنرانی ، آن است که با محوریت حضار برگزار شود. این بدان معناست که پیام و نحوه ی بیان آن به خواسته ها، نیازها، علایق و دغدغه های حضار بپردازد. وقتی یک سخنرانی آماده می کنید، این باید قطب نمایی باشد که شما را در برنامه ریزی مطالب تان راهنمایی می کند.
بسیاری از سخنرانان در در وهله ی نخست به بر آنچه باید بگویند و نتیجه ی خواهان آن هستند تمرکز می کنند.آن ها توجه اندکی به حضارشان دارند. تصور کنید سخنرانی را که هیچ شناختی از مخاطبان ندارد و فقط یک محتوایی را آماده کرده که ارائه دهد ، در این صورت نتیجه چه می شود؟
بعید است که بتواند یک سخنرانی قابل قبولی را ارائه دهد!
برای اینکه با مخاطبانتان ارتباط برقرار کنید باید تا جائی که می توانید در مورد آنها اطلاعات کسب کنید و به انتظارات و نگرش هایشان توجه کنید. شما می خواهید با سخنان خود، آن ها را در هر سطحی و موقعیتی که هستند جذب کنید و تحت تاثیر قرار دهید و این بدان معناست که باید ببینید چه چیزی برای آنان مهم است. وقتی کسانی که در جلسه یا سمینار شما حاضر می شوند بشناسید؛ کارتان نسبتاً راحت تر می شود.اگر آن ها را نمی شناسید باید تحقیق کنید مثلاً از کسیکه آنها را می شناسد و یا از کسی که از شما خواسته سخنرانی کنید بپرسید. هر چه
اطلاعات بیشتری در مورد حضار داشته باشید؛ آمادگی شما برای روز موعود بیشتر خواهد بود و احتمال این که پیامتان را موثر منتقل کنید بیشترخواهد بود.
در این مقاله سعی شده تا حوزه هایی که برای شناخت حضار باید پوشش دهید توضیح داده شود
چهار سوال اصلی و ضروری
چند درصد از سخنرانی هایی که شرکت کرده اید؛ مخاطب محور بوده است. شاید شما هم با من موافق باشید که اکثر افراد به مواردی مثل سن، جنسیت، دانش و اگاهی فعلی و نگرش حضار، چندان توجه نمی کنند.
گاهی واقعاً به حضار توجه می شود اما خیلی سطحی است و کافی نیست. هر سخنرانی ویژگی های خاص خود را دارد. با توجه به مطالعه و بررسی ها و تجربیاتی که دوره های آموزشی به دست آمده شاخصه هایی برای شناخت مخاطب معرفی شده است که هر کدام به مواردی اشاره کرده اند. اما کامل ترین، سوال هایی است که به چهار سوال اصلی شناخت مخاطب معروف است.
اگر شما بخواهید یک سخنرانی حضار محور داشته باشید باید به این سوالات جواب بدهید؟
- یک. حضار چه کسانی هستند؟
- انتظارات آن ها چیست؟
- آن ها چه اطلاعات و شناختی دارند.
- نگرش آن ها چیست؟
فکر می کنید چه تعدادی از سخنرانان وقتی روی سن می آیند؛ پاسخ این سوالات را می دانند؟ انگشت شمار!
حضار چه کسانی هستند؟
در پاسخ به این سوال باید نسبت به تعداد مخاطبان، محدوه سنی، ترکیب جنسیتی، تحصیلات، شغل، ملیت و زمینه های فرهنگی، سیاسی و اجتماعی اگاهی پیدا کنید.
تعداد مخاطب
از قبل حتماً باید تعداد مخاطبان را بدانیم تا بتوانیم برای ارائه ی خودمان در مواردی مانند مدل تمرین های عملی، نحوه ارتباط گیری با مخاطبان و موارد دیگر برنامه ریزی کنیم. مطمئناً بین این که برای ۲۰ نفر می خواهیم سخنرانی کنیم با ۲۰۰ نفر تفاوت هایی دارد.
برای ۲۰ نفر می توان قسمت پرسش و پاسخ و تمرینات گروهی را بیشتر انجام داد و برای ۲۰۰ نفر با توجه به زمان این محدودیت بیشتری دارد.
وقتی تعداد مخاطبین را ندانیم نمی توانیم خودمان را آماده کنیم؛ چون تصویرسازی ذهنی برای یک سخنرانی با تعداد بالا، تفاوت دارد با یک سخنرانی که تعداد آن پایین است. یک قاعده ی عرفی است که هر چه جمعیت بیشتر باشد سخنرانی شما حالت رسمی تری به خود خواهد گرفت. بدست آوردن تعداد مخاطبان هم کار سختی نیست و با توجه به تعداد ثبت نامی ها می شود پیش بینی کرد. معمولاٌ تعداد کمتری نسبت به ثبت نامی ها می آیند، اما خودتان را برای همان تعداد آماده کنید و این موضوع زیاد مهمی نیست.
محدوه سنی و ترکیب جنسیتی
صحبتی که برای مخاطبان کم سن و سال انجام می شود با مخاطبانی که سن بالاتری دارند فرق دارد و محتوا باید براساس آن تنظیم شود. اگر از قبل بدانیم که مخاطبان ما از چه گروه سنی هستند می توانیم برای مواردی مثل نوع اسلاید، لحن صبحت ، مثالها، شوخی ها، تمرینهای عملی و خیلی موراد دیگر برنامه ریزی کنیم و میزان رضای مخاطبان را بالاتر ببریم..
اگر در جایی سخنرانی داریم که اکثریت افراد میان سال هستند، طبق آن محتوا را طوری طراحی کنیم که برای آنها مفید باشد.
شاید وجود اسلایدها و تمرینات گروهی متعدد، آن ها را خسته کند و بیشتر باید از داستان در سخنرانی استفاده کرد.
در مورد جنسیت هم باید خیلی دقت کرد و درصد خانم ها و آقایان را از قبل دانست..بعضی از سخنرانی ها موضوع عمومی دارد که در آن جنسیت فرقی ندارد.
سخنرانی هایی هم وجود دارند که با توجه به تعداد خانم ها و آقایان کمی تفاوت دارد و نیاز به تغییراتی در ساختار سخنرانی است.
انتظارات آن ها چیست؟
در هر سخنرانی خیلی اهمیت دارد که مسئله اصلی و اولویت دارمخاطب حل شود و با دست پر از کلاس خارج شود.از قبل باید درست اطلاع رسانی و تبلیغ کرد که مخاطبان به طور اشتباه در آن کلاس شرکت نکنند و دنبال حل مسئله ای اشتباه نباشند که قرار نیست حل شود!
مثلاً ممکن است مخاطبانی در سمیناری در مورد آموزش سخنرانی به اشتباه دنبال افزایش اعتماد به نفس در زندگی باشند. هر چند که این سمینار ممکن است ناخودآگاه اعتماد به نفس اشخاص را بالاتر ببرد، اما در نهایت قرار است که مهارت سخنرانی افراد را توسعه دهد؛ اینکه اعتماد به نفس به صورت ریشه ای افزایش یابد نیاز به کلاسی ویژه در همان زمینه است.
سخنران باید بداند مخاطبان چقدر می خواهند در مورد این موضوع بدانند؟اگر سخنران نداند که نیاز مخاطبان به این موضوع چقدر است و کمتر یا زیادتر از سطح خواسته آنها با موضوع بپردازد باعث نارضایتی شرکت کنندگان می شود.
یک سوال مهم که باید پاسخ آن را بدانید این است که مخاطبان واقعاً چقدر به موضوع مطرح شده علاقه مند هستند؟ و اگر اینطور نیست باید تمام تلاش خودتان را بکنید که ابتدا برای آنها ایجاد علاقه کنید و بعد به ادامه مطلب بپردازید
آن ها چه اطلاعات و شناختی دارند؟
سطح دانش مخاطبان با توجه به موضوع سخنرانی، این قابلیت را دارد که از اهمیت بیشتر یا کمتر برخوردار باشد. منظور از دانش لزوماً تحصیلات دانشگاهی نیست و منظور این است که چه قدر آگاهی از موضوع صحبت ما داشته باشد.
البته ممکن است سخنرانی در کلاس آموزشی باشد که در مورد مبانی یک موضوع عمومی است که نیازی به دانش قبلی نیست و هر کسی می تواند در آن شرکت کند.
نگرش آن ها چیست؟
اگر بتوانید یک وجه مشترک بین مخاطبان پیدا کنید و روی آن دست بگذارید و مرتب به آن اشاره کنید، تا حد خیلی زیادی می تواند به جلب توجه مخاطبان کمک کند. مخاطبین شما به چه مسائلی تعصب دارند؟ این نکته می توان نقطه اوج و یا سقوط سخنرانی شما باشد.
اگر مخاطبین شما روی یک مورد قومیتی یا مذهبی تعصب دارند و شما به عنوان سخنران از این مسئله با خبر باشید و ا ز محاسن آن مورد بگویید می تواند به صورت شگفت انگیز محبوبیت شما را بالا ببرد و در نقطه مقابل اگر مطلبی متناقض با تعصبات آنها بگویید می تواند باعث شکست شما در سخنرانی شود.
منابع شناخت مخاطب
با سوال هایی که مطرح کردیم دانستیم چه اطلاعاتی باید در مورد مخاطب داشته باشیم. حال نوبت این است که بدانیم چگونه و از چه راهی می توانیم این اطلاعات را به دست اوریم؟
شناخت قبل از سخنرانی
تهیه محتوای شما بستگی مستقیم به مخاطبانتان دارد و حتما باید قبل از روند آماده سازی به این موضوع توجه کنید. از چند طریق می توانیم در این خصوص اگاهی بدست بیاوریم”
۱- مسئول برگزاری
از طریق مسئولین برگزاری سخنرانی می توانیم به اطلاعات مهمی راجع به مخاطب دسترسی پیدا کنیم. اطلاعاتی از قبیل اینکه چه سن و سالی دارند، بیشتر زن هستند یا مرد، تحصیلات و دانش آنها در چه سطحی است. اگر به سازمانی دعوت شده اید، آیا جو خاصی بر آن سازمان حاکم است و یا نگرش آنها نسبت به موضوع سخنرانی چیست. به اجبار باید به سخنرانی شما گوش دهند و یا شرکت در جلسه سخنرانی برای آنها آزاد بوده. فرهنگ سازمانی خاصی بر آنها حاکم است یا خیر؟
۲٫جستجو در اینترنت
با صرف کمی وقت و حوصله و از طریق جستجو در اینترنت می توانید به اطلاعات خوبی راجع به مخاطبان دست پیدا کنید. به عنوان مثال اگر قرار است برای نوجوانان سخنرانی داشته باشید و اختلاف سنی زیادی با آنان دارید، بهتر است کمی درخصوص علایق و سرگرمی های آنان تحقیق کرده و در خصوص دغدغه ها و مشکلاتشان بیشتر بدانید تا بتوانید ارتباط موثرتری برقرار کنید. فکرش را بکنید نوجوانان حاضر در سخنرانی شما چه حسی به شما پیدا می کنند اگر راجع به بازی کامپیوتری جدیدی که تازه به بازار آمده و مورد علاقه آنان است صحبت کنید! و یا با حس همدلانه در خصوص مشکلات دوران کهنسالی در حضور افراد مسن صحبت کنید!
۳٫ثبت نام و تکمیل فرم
از طریق طراحی فرم های هدفمند می توانید در خصوص شرکت کنندگان بیشتر بدانید. اگر قرار است برای دوره یا سمینار شما ثبت نام انجام شود بهتر است سوالات فرم را طوری طراحی کنید که با تحلیل آنها بتوانید به اطلاعاتی که در خصوص مخاطبان نیاز دارید دست یابید.
۴٫حضور در مکان سخنرانی
اگر قبل از شروع ارائه خود در محل برگزاری حضور یابید می توانید با شرکت کنندگان از نزدیک دیدار دوستانه ای داشته باشید. این کار در درجه اول باعث می شود اضطراب شما کاهش یابد و هم اینکه با حال و هوای حضار آشنا می شوید. متوجه می شوید که بیشتر خانم هستند یا آقا، چه رده سنی هستند. حتی سبک پوشش آنان می تواند گویای اطلاعات خوبی باشد.
۵٫تماس تلفنی با مخاطبان
اگر امکانات قبلی برای به دست آوردن اطلاعات مخاطبان در دسترس نبود می توان به صورت تلفنی اطلاعات مورد نیاز را از مخاطبان دریافت کرد.
۶٫درخواست معرفی قبل از شروع
در صورتی که نتوانسته باشیم تا زمان شروع سمینار از شرکت کنندگان اطلاعاتی بدست بیاوریم، می توانیم از شرکت کنندگان بخواهیم خودشان را کامل معرفی کنند و از این طریق به اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کنیم.
شناخت در حین سخنرانی
اگر هنگام اجرای سخنرانی کمی بیشتر حواستان به شنوندگانتان باشد، به اطلاعات مفیدی دست خواهید یافت که ممکن است حتی روند اجرایتان را تغییر دهد. باید سعی کنید که اجرایتان پویا بوده و یک تعامل دوطرفه باشد، یعنی بسته به حال و هوای مخاطب بتوانید تغییرات لازم را در سخنرانی خود ایجاد کنید.
۱٫توجه به علایم کلامی و غیر کلامی:
سخنران خوب و باهوش سعی می کند همیشه و همه جا حواسش به مخاطب باشد. مخصوصا هنگامی که در حال صحبت است، باید همه حرکات و حالات مخاطب را رصد کند. پیامهای کلامی و مخصوصا غیر کلامی که مخاطب از خود بروز می دهد به شدت می تواند روند سخنرانی ما را تحت تاثیر قرار دهد. علائمی مانند خمیازه کشیدن، نگاه پی در پی به ساعت، حرف زدن با بغل دستی، صحبت با موبایل، ترک کردن سالن و علائمی این چنین که نشان از بی توجهی مخاطب داشته و باید حتما دلیل آن را یافته و راه حلی برای رفع آن بیابیم.
۲٫استفاده از عامل نفوذی:
نگران نباشید قرار نیست جاسوس میان مخاطبان بفرستیم. یک دوست و یا شخصی از همکاران که او را می شناسید و به او اعتماد دارید می تواند بازخورد خوبی از مخاطبان به شما دهد. یک دوست خوب هم قوت قلب برایتان بوده و هم اینکه نقاط ضعفتان را صادقانه با شما درمیان خواهد گذاشت. و چون در بین شرکت کنندگان است به آنها نزدیکتر بوده و احتمالا بیشتر آنان را درک کرده و به شما انتقال می دهد.
۳٫هنگام استراحت
در اکثر سمینارها و کارگاه های آموزشی که بیش از یک بخش دارند، اصولا بعد از هر ۹۰ دقیقه استراحتی ما بین بخشهای آن در نظر می گیرند، به نظر من فرصت مناسبی است که بازبینی بر روند سخنرانی داشته باشیم و با توجه به بازخوردهای مفیدی که در این زمان بدست می آوریم قادر خواهیم بود در صورت امکان تغییرات لازم را در محتوا و یا اجرای خود ایجاد کنیم. البته عامل نفوذی در این مواقع می تواند کمک زیادی برای شما باشد. به عنوان مثال هنگام وقت استراحت یا پذیرایی در بین شرکت کنندگان برود و به جمع آوری بازخوردها به شما کمک کند. زیرا افراد معمولا بصورت غیر رسمی و در گروه های دوستانه معمولا راحت تر اظهار نظر می کنند.
یک مزیت دیگر وقت استراحت در این است که در این زمان معمولا افراد پی گیر و یا کسانی که برایشان سوالی درخصوص محتوای شما مطرح شده نزد شما می آیند و سوالات خود را تک به تک مطرح کرده و در بیشتر مواقع نظرات خوبی هم عنوان می کنند. نظراتی مانند اینکه بخشی مبهم بوده و یا نیاز به توضیح بیشتر دارد.
۴٫سوالات مخاطبان:
پرسشهایی که مخاطبان در حین ارائه شما مطرح می کنند می تواند راهنمای مناسبی برای شما باشند. سوالات آنان می تواند گویای این نکته باشد که کدام بخش از مطالب برایشان جذاب تر بوده و یا در خصوص کدام قسمت نیاز به توضیح و تکمیل اطلاعات است. و به عنوان مثال اگر تعداد زیادی از حضار در خصوص نکته ای که بیان نمودید سوال داشتند احتمالا برایشان مبهم بوده و شاید لازم باشد توضیحات بیشتری ارائه داده و با آوردن مثالی موضوع را روشن نمایید. برخی اوقات هم با یک سوال مخاطب مجبور می شوید تغییراتی در محتوا و یا نحوه بیانتان ایجاد کنید.
شناخت پس از سخنرانی
اطاعاتی که در این قسمت می توانید به دست آورید واقعا ارزشمند هستند و شامل نکته ها، پیشنهادات و یا انتقاداتی می شوند که اگر نسبت به آنها توجه کنیم می توانیم درسهای مفیدی از آنان بگیریم:
۱٫از طریق فرم های نظرسنجی
من به شخصه بعد از یک دوره و یا کارگاه حتما به برگه های نظرسنجی رجوع کرده و به تحلیل آنان می پردازم. تمام انتقادات و پیشنهادات را بررسی کرده و در یک دفترچه مخصوص نتایج تحلیلم را می نویسم و شاید باورتان نشود این تجربیات مانند یک معلم بزرگ برایم هستند. تنها نکته ای که باید به آن توجه کنید این است که طوری برگه های نظرسنجی را طراحی کنید که مخاطب را به فکر وادار کند و تمایل داشته باشد نظراتش را صادقانه بنویسند.
۲٫ از طریق راههای ارتباطی که در نظر گرفتید.
حتما در پایان سخنرانی خود شماره تماس و یا ایمیل و یا یک راه ارتباطی مناسب به مخاطب معرفی کنید که در صورت داشتن نظر و یا پیشنهاد و یا سوالات احتمالی بتواند به شما رجوع کند. این مسئله نشان می دهد که شما برای آنان ارزش قائل هستید و پاسخگوی آنان خواهید بود. استفاده از شبکه های اجتماعی می تواند گزینه مناسبی برای تعامل با مخاطب باشد البته لازمه آن اینست که مدیریت صحیحی بر آن داشته باشید..
اقدام مؤثر:
لطفــا با توجه به آن چه گفتیم یک فرم نیازسنجی برای قبل از سخنرانی ویک فرم نظرسنجی برای بعد از سخنرانی طراحی کنید. ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
دیدگاهتان را بنویسید